みなさま、こんにちは✨
相続＆個人事業主専門の税理士 中澤君衣(なかざわきみえ)です。
標準化できるものはやっておく
私は事務作業が苦手です・・・。
書類を並べたりといった単純作業があまり好きではありません。
でも税理士業で事務作業を完全に無くすことは難しいのでできるだけ標準化するようにしています。
なぜ事務作業が苦手なのかを考えてみた
そもそもなぜ苦手なのか？
私の場合、飽き性が一番の要因なのではないかと。
単純作業⇛飽きる⇛面倒くさい
という何とも予想しやすい流れに(笑)
性格なのですぐに変えるのは難しそうです。
飽き性の私がどうしているか
税理士である以上、作業の正確さが求められます。
単純作業⇛飽きる⇛面倒くさい
という流れになると、途中のプロセスをすっ飛ばしてミスが起きかねません。
また、毎回違う流れは非効率になる可能性も。
なので、私は作業マニュアル(手順書)を活用しています。
ベタですが、抜け漏れ防止という観点からは必要かと。
また、タスク管理にはマイクロソフトToDoも活用しています。
顧客ごと、業務ごとにリストを作成できるので使いやすいです。
また、複数人で共有でき、「このタスクは私」、「このタスクは夫」と割り当てることもできます。
このToDoのタスクの完了ボタンを押したときはゲームをクリアした感覚になるので好きです。
マニュアルに沿って作業する⇛Todoリストの完了ボタンを押す⇛心地よい(達成感がある)
というサイクルに変わっているような感じがします。
すべての作業を標準化できるわけではないですが、ものぐさタイプの私には必然と必要になることかと。
そういえば、税務署も標準化すればいいのにと思うことがありますね。
先日税務署に納付書を送ってほしいとお願いしたところ、
すぐに郵送で送ってくれる税務署と、
返信用封筒をこちらから送付しないと対応できない税務署がありました。
納付書を送る作業は特に専門知識は必要ないでしょうし(おそらくですが)、税務署ごとに対応が違うのは非効率だなーと。
もっというと、電子マネーでの支払いみたいにもっと気軽にできないものかなと思います。
(クレジット払いなどがありますが、手数料がかかったり、納税額の上限があったりします。)