みなさま、こんにちは✨
相続＆個人事業主専門の税理士 中澤君衣(なかざわきみえ)です。
伝え方によって印象が変わる
伝え方によって受け取る側の印象って変わりますよね。
直接お会いしたり、電話でお話するとニュアンスが伝わりやすいかと思いますが、メールだと難しかったります。
相手の方との関係性にもよりますし。
こちらが意図していることをしっかり伝えるためにも「伝え方」は大切です。
メールでお願いすることが怖くなった
私が会社員をしていたときのことです。
急ぎの仕事で他部署(かなり忙しい)からデータを頂く必要があり、メールを送ってお願いしました。
するとその部署から「こちらも忙しいので急に依頼されても困る。非常識だ。」と叱られてしまいました。
私はとてもショックを受けました。
以前から、その部署に依頼をしていてすぐに対応してもらっていたからです(依頼していたのは管理職でした)。
結局、その部署の方に謝罪をして何とか対応していただくことができたのですが、そこから人にメールを送ることが怖くなってしまいました。
特にお願いをするときは。
なぜ自分は叱られてしまったのかを分析すると、
①相手の都合を考えていなかった
②メールの文面(具体的な文面は忘れてしまいましたが、お願いにしては淡白すぎたのかも？)
③依頼者が管理職ではなく、平社員
があげられるかと。
③は会社員である以上、仕方ないかと。職位が上の人からお願いされたら、優先的にやってもらえる可能性が高くなると思います。また、人間関係も影響します。
ただ、①、②は自分で工夫できる箇所です。
この出来事以来、意識しているところの一つです。
伝え方で意識していること
当たり前のことですが、お願いをするときは特に気をつけています。
お客様にお願いするときは、お客様の準備期間も考慮して早めにご連絡するようにしています。
『お願い』というと、
お願いする側＝メリット
お願いされる側＝デメリット
みたいな構図になりがちですが、全てがそうではないと思います。
そこで、自分のお願いをするときは「相手のメリット」を同時にお伝えするようにしています。
例えば税金の申告ですと、申告期限ギリギリに終わらせたいというお客様はあまりいらっしゃらないかと思います。
だいたい(少なくとも弊事務所のお客様は)できるだけ早めに終わらせたいという方がほとんどです。
そこで、資料送付や質問対応をお願いする際は単に「〇〇を送ってください」、「ご回答をお願いします」とお伝えするのではなく、
「△月△日頃までに資料をお送りいただければ(こちらのメリット)、申告を期限に余裕を持って完了することができます(相手のメリット)。」
とお伝えするようにしています。
そうすることで、こちらのお願いを気持ちよく受け取っていただけます。
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もちろんすべての方、事例に当てはまるわけではないですが、伝え方を少し工夫することでお互いの印象がガラリと変わることを身をもって体験しています。